採購訂單
功能介紹
採購訂單功能支援訂單審核流程，有助於增強財務控制，降低採購風險，確保採購流程的合規性和準確性。
採購訂單核准
自定義核准規則
採購訂單狀態追蹤
採購訂單轉正式訂單
流程概覽
基礎設定
請轉到網站後台 JIKA -> 業務營運 -> 採購訂單 -> 設定 完成採購訂單相關設定。
基礎設定：
啟用 – 是否啓用採購訂單功能。
最大評論數 - 設定在每一筆採購訂單中可發送的最大評論數。
電子郵件設定：
啟用 – 是否啓用採購訂單相關郵件提醒。
新採購訂單郵件模板 – 在採購訂單成立後，為這時發送給客人的提醒郵件設定郵件模板。郵件模板可以在 行銷 -> 通信 -> 推薦EMAIL模板 進行設定。
更新採購訂單郵件模板 - 在採購訂單更新後，為這時發送給客人的提醒郵件設定郵件模板。郵件模板可以在 行銷 -> 通信 -> 推薦EMAIL模板 進行設定。
將採購訂單電子郵件副本發送至 - 為採購訂單相同提醒郵件設定額外收件人。若有多個收件人，請用英文逗號隔開。
發送採購訂單電子郵件複製方法 - 設定給額外收件人發送郵件的方式，以 ‘密件抄送’ 或以 ‘獨立的EMAIL’ 發送。
成立採購訂單
網站管理員需做以下設定，以確保有權限的公司用戶可以在結帳時選擇‘採購訂單’作爲支付方式：
a) 在網站後台 JIKA -> 業務營運 -> 採購訂單 -> 設定 -> 基礎設定 -> 啓用 中啓用採購訂單功能。
b) 在網站後台 商店 -> 設定 -> 設定 -> 銷售 -> 付款方式 -> 採購訂單 -> 啓用 中啓用採購訂單作爲付款方式。
c) 在網站後台 JIKA -> 業務營運 -> 商業 -> 所有公司 -> 公司詳情 -> 付款頁籤 中，為公司單獨設定允許的付款方式。如果不單獨設定，則該公司可以使用網站允許的所有付款方式。
公司用戶需擁有建立採購訂單的權限才可以成立採購訂單。
員工權限可由公司管理員於 個人中心 -> 員工角色 中分配
以下兩種方式皆可成立採購訂單：
a) 在結帳時選擇[採購訂單]作爲支付方式、並填寫採購訂單編號
b) 在已核准的報價單下點選[成立採購訂單]、並填寫採購訂單編號
** 此方式需網站管理員於後台 JIKA -> 業務營運 -> 報價單 -> 設定 -> 啟用報價轉換為採購 訂單價 啓用該功能，並且報價單上有設定地址資訊。
自動核准採購訂單
符合以下任一情景，公司用戶成立的採購訂單將被自動核准（採購訂單初始狀態為‘已核准’）：
a) 成立採購訂單的公司用戶具有[自動核准採購訂單]權限
** 員工權限可由公司管理員於 個人中心 -> 員工角色 中分配，公司管理員默認擁有[自動核 准採購訂單]權限。
b) 成立的採購訂單符合採購訂單自動核准規則
** 沒有自動核准規則代表不滿足任何規則
採購訂單自動核准規則
具有權限的公司用戶可於 個人中心 -> 採購訂單配置 中創建採購訂單自動核准規則
創建規則
點擊‘新增批准規則’後，需定義規則細節。創建後的規則會出現在已有規則列表中。
規則名稱 – 規則名稱。
描述 – 規則描述。
啓用 – 是否啓用此規則。如果啓用，那所有符合此規則的採購訂單都會被自動核准。
優先順序 – 在應用規則時的優先順序，數字越小優先級越高。
適用於 – 設定適用此規則的員工角色。
規則條件 – 設定規則條件。可選擇訂單總金額作爲條件，並設定儅採購訂單金額超過/小於/小於或等於/大於或等於某一金額時，採購訂單會被自動核准。
管理已有規則
刪除 - 勾選多條規則後在執行中點擊‘刪除’，可以批次刪除多條規則。在某一條規則的操作欄中選擇‘刪除’，可以單獨刪除該規則。
編輯 - 在某某一條規則的操作欄中選擇‘編輯’，可以編輯、儲存或刪除該規則。
人工核准採購訂單
如果成立採購訂單的公司用戶沒有[自動核准採購訂單]權限，或者成立的採購訂單不符合採購訂單自動核准規則，那這筆採購訂單需進行人工核准流程（購訂單初始狀態為‘待定’）。
- 公司用戶可於 我的帳號 -> 採購訂單 中查看所有公司成員成立的採購訂單。
- 點擊
可以查看採購訂單詳情、批准採購訂單、拒絕採購訂單和在採購訂單中新增評論。
批准：可以批准狀態為‘待定’或‘已拒絕’的採購訂單，批准後採購訂單的狀態會更新為‘已核准’。
拒絕：可以拒絕狀態為待定的採購訂單，拒絕後採購訂單的狀態會更新為‘已拒絕’。
提交評論：可以為狀態為待定、已核准或已拒絕的採購訂單提交評論。可以查看該採購訂單的人員，將能夠查看該訂單下所有人所提交的評論。
將採購訂單成立為正式訂單
在已核准的採購訂單中點選
，可將採購訂單直接成立為正式訂單。已成立訂單的採購訂單狀態會更新為已訂購。
